PENGERTIAN, TUJUAN, JENIS, METODE, PRINSIP PENGAWASAN DALAM PERPSPEKTIF MANAJEMAN SARANA PRASARANA

PENGERTIAN, TUJUAN, JENIS, METODE, PRINSIP PENGAWASAN DALAM PERPSPEKTIF MANAJEMAN SARANA PRASARANA

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Pengawasan merupakan kegiatan pengamatan, pemeriksaan dan penilaian terhadap pelaksanaan pengelolaan sarana dan prasarana pendidikan disekolah untuk menghindari penyimpangan, penggelapan atau penyalahgunaan. Pengawasan dilakukan untuk mengoptimalkan pemanfaatan sarana dan prasarana pendidikan yang pada gilirannya akan meningkatkan mutu pendidikan. Pengawasan dapat dilakukan oleh kepala sekolah, kepala Dinas Pendidikan Kabupaten/Propinsi/Kota.

            Pengawasan harus dilakukan secara obyektif, artinya pengawasan itu harus didasarkan atas bukti-bukti yang ada. Apabila dari hasil pengawasan ternyata terdapat kekurangan-kekurangan, maka kepala sekolah wajib melakukan tindakan-tindakan perbaikan dan penyelenggaraannya. Untuk pendokumentasian hasil pengawasan, perlu adanya buku pengawasan untuk diisi oleh pengawas/pemeriksa.pengawsan umum terhadap ketertiban penyelenggaraan pengelolaan barang yang dikuasai sekolah dilaksanakan oleh aparat lainnya yang dilakukan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

            Pelaksanaan pengawasan umum meliputi seluruh kegiatan pengurusan barang mulai dari perencanaan, pengadaan, penyimpanan/pengamanan, pemeliharaan inventaris, perubahan status barang, tuntutan perubahan status barang, tuntutan perbendaharaan dan tuntutan ganti rugi. Untuk keperluan pengawasan, maka setiap sekolah atau pejabat yang diperiksa wajib memberikan keterangan dan bukti yang diminta oleh pemeriksa, serta menyediakan buku pengawasan untuk diisi oleh pemeriksa.

B.     Rumusan Masalah

1.      Pengertian pengawasan

2.      Tujuan pengawasan

3.      Jenis-jenis pengawasan

4.      Metode pengawasan

5.      Sasaran pengawasan

6.      Prinsip pengawasan

7.      Prosedur pengawasan

8.      Syarat-syarat umum pengawasan

9.      Peran pimpinan dalam pengawasan

10.  Standar pengawasan

11.  Organisasi pengawasan

12.  Pengendalian pengawasan

13.  Tanggungjawab kepala sekolah dan Guru dalam pengawasan

C.     Tujuan Penulisan

Agar para pembaca dapat mengetahui dan memahami bagaimana cara mengendalikan dan mengawasi sarana dan prasarana pendidikan.

BAB II

PEMBAHASAN

A.      Pengertian Pengawasan

Pengawasan adalah suatu proses dimana pimpinan ingin mengetahui apakah hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya sesuai dengan rencana,perintah, tujuan dan kebijaksanaan yang telah ditentukan. Pengawasan bukan hanya mencari kesalahan saja, tetapi juga mencari hal – hal yang sudah baik untuk di kembangkan lebih lanjut.[1]

B.       TujuanPengawasan

Agar hasil pekerjaan yang di peroleh secara berdaya guna efisien yaitu hasil yang sesuai dan tepat dengan pengeluaran yang seminimal mungkin dan efisien sesuai rencana yang telah di tentukan sebelumnya.

C.       Jenis – Jenis Pengawasan

1.      Pengwasan dari dalam (internal control)

Yaitu pengawasan yang dilakukan oleh aparat / unit pengawasan yang dibentuk di dalam organisasi itu sendiri.

2.      Pengawasan dari luar (external control)

Yaitu pengawasan yang dilakukan oleh aparat atau unit pengawasan dari luar organisasi itu.

3.      Pengawasan preventif

Yaitu pengawasan yang dilakukan sebelum rencana itu dilakukan

4.      Pengawasan represif

Yaitu pengawasan yang dilakukan setelah adanya pelaksanaan pekerjaan.

D.      MetodePengawasan

Metode pengawasan adalah salah satu cara melakukan pengawasan untuk menjaga agar pelaksanaanya dapat dilakukan secara efektif dan efisien sesuai dengan rencana yang telah di tetapkan, sehingga dapat mengakibatkan produktivitas kerja tinggi, metode metode tersebut terdiri dari:

1.      Pengawasan langsung , yaitu pengawasan yang dilakukan secara langsung pada tempat pelaksanaan pekerjaan, baik dengan system inspektif, verifikatif maupn dengan system investigative sesuai dengan rencana kegiatan dan peratutan perundangan yang berlaku.

2.      Pengawasan tidak langsung, yaitu pengawasan yang secara formal dilakukan oleh aparat pengawasan yang bertindak atas nama pimpinan organisasinya.

3.      Pengawasan informal, yaitu pengawasan yang tidak melalui saluran formal atau prosedur yang telah di tentukan

4.      Pengawasan administratif, yaitu pengawasan yang meliputi bidang keuangan, kepegawaian dan materil.

5.      Pengawasan teknis, yaitu pengawasan terhadap hal – hal yang bersifat fisik.[2]

E.       SasaranPengawasan

1.      Unit satuan kerja

2.      Bidang yang meliputi delapan bidang yaitu:

a)      Bidang organisaasi

b)      Bidang kepegawaian

c)      Bidang keuangan

d)     Bidang proyek pembangunan

e)      Bidang pendidikan dasar dan menengah

f)       Bidang pendidikan tinggi

g)      Bidang pendidikan luar sekolah

h)      Bidang kebudayaan

F.        PrinsipPengawasan

Prinsip pengawasan adalah landasan atau acuan dalam melakukan kegiatan pengawasan agar pengawasan tersebut dapat terarah sesuai dengan yang di harapkan, pelaksanaan pengawasan menggunakan prinsip – prinsip pengawasan diantaranya mencakup:

1.      Pengawasan berpedoman pada kebijaksanaan yang berlaku

Untuk dapat mengetahui dan menilai ada tidaknya kesalahan kesalahan dan penyimpangan, pengawasan harus berpangkal tolak dari keputusan pimpinan yang tercantum dalam tujuan, sasaran, pedoman dan yang telah di tetapkan.

2.      Pengawasan bukan tujuan utama

Pengawasan hendaknya tidak dijadikan tujuan utama, tetapi sarana untuk menjamin dan meningkatkan efesiensi dan efektivitas pencapaian tujuan organisasi.

3.      Prinsip organisasi

Fungsi pengawasan adalah untuk memudahkan jalannya organisasi oleh karena itu pengawasan ada pada setiap pimpinan atau satuan kerja dan atasan menurut fungsi masing – masing.

4.      Prinsip penyesuaian kebutuhan

Pengawasan hendaknua disesuaikan dengan sifat dan kebutuhan organisasi.

5.      Prinsip penemuan fakta

Pengawasan hendaknya didasarkan pada penemuan fakta tentang pelaksanaan tugas / pekerjaan dan berbagai faktor yang mempengaruhinya.

6.      Prinsip pencegahan

Kegiatan pengawasan hendaknya mampu melihat jauh ke depan sehingga secara dini dapat menghindarkan kemungkinan terjadinya penyimpangan atau penyelewengan dan terjadinya kesalahan – kesalahan berkembang dan terulang.

7.      Prinsip pengendalian

Kegiatan pengawasan harus mampu memberikan bimbingan teknik operasional, teknik administrasi, dan bantuan pemecahan masalah untuk kelancaran pelaksanaan tugas.

8.      Prinsip perbaikan dan pengembangan

Kegiatan pengawasan berusaha mencari dan menemukan apa yang salah dan sifat kesalahan dan menemukan penyebab kesalahan, serta bagaimana memperbaiki untuk tercapainya hasil yang lebih baik dan dikembangkan sesuai dengan tujuan yang telah di tetapkan. Pengawasan bukan hanya mencari kesalahan saja tetapi juga mencari hal – hal yang sudah baik untuk di kembangkan lebih lanjut.

9.      Prinsip komunikasi

Kegiatan pengawasan berfungsi sebagai sarana hubungan pusat dan daerah, antara pimpinan dengan bawahan sehingga tercapai pendekatan secara pribadi untuk memupuk hubungan kerja yang lebih baik.

10.  Prinsip pemahaman.

Kegiatan pengawasan hendaknya di pahami oleh semua pihak baik oleh pemerintah, lembaga pendidikan, mauun masyarakat.

11.  Prinsip obyektivitas

Kegiatan pengawasan haarus berdasarkan kepribadian yang dilandasi unsur jujur, nurani, bijaksaana dan tanggung jawab sehingga menimbulkan kepercayaan dan rasa hormat.

12.  Prinsip koordinasi

Kegiatan pengawasan harus dapat melaksanakan pengaturan kerjasama yang baik, sehingga dapat mewujudkan kegiatan yang terpadu dan selaras dalam mencapai tujuan yang di tetapkan.

13.  Prinsip protektif

Kegiatan pengawasan harus berusaha menghindarkan timbulnya kerugian pada pihak yang ternyata tidak bersaalah.

14.  Prinsip efektif dan efisien

Kegiatan pengawasan harus dapat dilaksanakan secara tepat sasaran dan sesuai dengan tujuan pengawasan. Bukan justru menghambat efisiensi pelaksanaan pekerjaan tetapi untuk hemat tenaga, biaya,dan waktu. Sehingga pengawasan dapat tepat guna dan berhasil guna.[3]

G.           ProsedurPengawasan

1.      Observasi

Observasi digunakan untuk mengadakan penelitian atau evaluasi baik terhadap  pimpinan ataupun bawahannya, di gunakan untuk audit dan review terhadap apa yang telah di lakukan.

2.      Pemberian contoh

Apa yang di kerjakan oleh pimpinan seharusnya juga di kerjakan pula oleh bawahannya dan sebaliknya pimpinan akan segan menindak terhadap bawahannya kalau ia sendiri tidak dapat mengerjakannya.

3.      Pencatatan pelaporan

Suatu alat pembuktian dapat berupa catatan atau laporan

4.      Pembatasan wewenang

Untuk menjaga agar seseorang tidak melakukan hal yang melebihi wewenangnya serta untuk menghindari penyimpangan.

5.      Menentukan peraturan perintah prosedur

a.       Peraturan pada umumnya melarang bentuk tingkah laku yang khusus atau jika diizinkan akan dapat mengganggu usaha – usaha serta membahayakan organisasi.

b.      Prosedur mengatur kegiatan yang harus dilakukan yang merupakan suatu rangkaian kegiatan melalui anggota – anggota suatu organisasi untuk melayani dan menerima dalam suatu situasi tertentu.

6.      Sensor

Tindakan pengamanan agar kesalahan – kesalahan yang akan timbul segera dapat di cegah atau di perbaiki dan tindakan pembetulan sebelum terlambat.

7.      Anggaran

Alat dari pimpinan untuk dilaksanakan, suatu petunjuk untuk mengembangkan dan memajukan organisasi, penilai suksesnya suatu rencana.

H.      Syarat– Syarat Umum Pengawasan

1.      Menentukan standar pengawasan yang baik dan dapat dilaksanakan

2.      Menghindarkan adanya tekanan, paksaan yang menyebabkan penyimpangan dari tujuan pengawasan itu sendiri

3.      Melaksanakan koreksi rencana yang dapat digunakan untuk mengadakan perbaikan serta penyempurnaan rencana yang akan datang.[4]

I.         Peranan Pimpinan Dalam Proses Pengawasan

1. Perananpemimpin dalam proses pengawasan merupakan bagian yang fundamental hal tersebut bukan berarti mendominasi (menguasai) bawahannya, tetapi dalam arti memberikan bimbingan dan pengawasan terhadap usaha – usaha dari bawahannya untuk mencapai hasil yang telah di tetapkan dalam rencana maupun pelaksanaan, pengawasan dilakukan olehh setiap unit organisasi, baik dipusat maupun daerah, agar terciptanya kesatuan bahasa dan tindakan, guna menghindarkan adanya tumpang tindih dan jarak pemisah, inspektur jendral mengkoordinasikan kegiatan pengawasan interen baik administrative, maupun teknis operasional di semua unit Depdiknas

Contoh format buku pengawasan perlengkapan / barang

No urut	Nama pemeriksa	instansi	Tanggal pengawasan	saran	Tanda tangan
1	2	3	4	5	6

 

J.       Standar Pengawasan

1.    Standar fisik

a.       Berhubungan dengan ukuran yang bukan bersifat moneter

b.      Terdapat pada tingkat operasional

c.       Dapat bersifat kuantitatif dan kualitatif

2.    Standar biaya

a.       Berhubungan dengan ukuran uang

b.      Dipergunakan pada tingkat operasional yan berkaitan erat dengan nilai uang terhadap biaya dari paada kegiatan

3.      Starndar modal

a.    Timbul dari penerapan ukuran uang terhadap fisiknya

b.    Berhubungan dengan investasi modal

c.    Dapat menunjukkan kemunduran atau kemajuan perusahaan

4.      Standar pendapatan

a.    Timbul karena hubungan antara nilai uang dan penjualan

b.    Digunakan untuk menentukan besarnya pendapatan yang diperoleh

5.      Standar program

    Suatu standar yang secara formal mengikuti perkembangan hasil produksi atau suatu program untuk memperbaiki mutu suatu barang

6.      Standar yang tidak dapat di raba

Digunakan pada pendekatan yang bersifat hubungan pribadi antar manusia

7.        Standar sasaran

Digunakan pada pendekatan tercapainya suatu sasaran, dapat bersifat kuantitatif.[5]

 

K.    OrganisasiPengawasan

1.    Badan pengawasan Keuangan dan Pembangunan

a.       Mempersiapkan perumusan kebijaksanaan pengawasan keuangan dan pengawasan pembangunan

b.      Menyelenggarakan pengawasan pembangunan.

2.    Inspektorat Jenderal

     Pengawasan terhadap setiap unsur atau instansi dilingkungan departemen yang dipandang perlu meliputi bidang administrasi umum, administrasi keuangan, hasil-hasil fisik dari pelaksanaan proyek-proyek pembangunan,dll. Pengujian serta penilaian atas hasil-hasil laporan berkala atau sewaktu-waktu dari setiap unsur atau instandi di lingkungan departemen atas petunjuk Menteri. Pengusutan mengenai kebenaran laporan atau pengaduan tentang hambatan, penyimpanan atau penyalahgunaan wewenang dibidang administrasi atau keuangan yang dilakukan oleh unsur atau instansi di lingkungan departemen.

3.    Inspektorat Wilayah Provinsi

Adalah perangkat pengawasan umum yang langsung berada dibawah dan bertanggungjawab kepada gubernur kepala daerah tingkat 1 dalam kedudukannya selaku kepala wilayah provinsi.

4.      Pengawasan oleh Kekuasaan Kehakiman

Pengawasan tersebut akan selalu berbentuk pengawasan yang bersifat represif, maksudnya pengawasan tersebut dilakukan setelah ada perbuatan konkrit dari aparat pemerintah yang dianggap merugikan lawan berbuat.

5.      Tindak Lanjut

Hasil temuan pengawasan harus diikuti dengan tindak lanjut sebagai bahan pertimbangan dalam langkah-langkah yang dipandang perlu, baik untuk penyempurnaan dan penerbitan.

L.     PengendalianSarana Dan Prasarana Pendidikan

a.       Hakikat pengendalian

Pengendalian adalah mengatur, melaksanakan , mengembangkan, membimbing untuk mencapai tujuan. Pengendalian sarana dan prasarana pendidikan adalah proses mengatur, melaksanakan, mengembangkan sarana dan prasarana pendidikan sehingga tercapai tujuan pendidikan.

b.      Unsur – unsur pengendalian sarana dan prasarana pendidikan

1.)    Perencanaan pengadaan barang, yaitu kegiatan administrasi yang dilaksanakan demi menghindari terjadinya kesalahan dan kegagalan yang tidak diinginkan. Pereencanaan pengadaan barang ini berdasarkan analisis kebutuhan dan penentuan skala prioritas bagi kegiatan – kegiatan untuk dilaksanakan yang disesuaikan dengan tersediaanya dan dan tingkat kepentingan.

2.)    Prakualifikasi rekanan

Prakualifikasi adalah suatu kegiatan yang dilaksaanakan demi menghindari terjadinya kesalahan dan kegagalan yang tidak di inginkan.

Rekanan adalah badan usaha yang telah lulus prakualifikasi untuk melakukan pekerjaan jasa pemborong konsultasi dan pengadaan barang/jasa pemborong konsultasi dan pengadaan barang / jasa.

Prakualifikasi rekanan adalah tindak lanjut dari pelaksanaan DIP/DIK dilakukan dengan sisitem tendor/ lelang yang diikuti oleh para rekanan, untuk menghindari spekulasi memanipulasi, dan penyalahgunaan.

Tujuan dari prakualifikasi rekanan adalah untuk memperoleh rekanan yang bonafide dan agar suatu perusahaan yang kegiatannya melakukan kegiatan baik bororngan, konsultan, atau pengadaan barang atau jasa melalui system tender atau lelang tidak terjadi pengadaan biro perlengkapan.

3.)    Pengadaan barang

Segala kegiatan untuk menyediakan semua keperluan barang / benda / jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas. Pengadaan barang dapat diadakan sesuai ketentuan yang berlaku.

4.)    Penyimpanan

Setelah pengadaan barang kegiatan selanjutnya adalah menampung / mewadahi barang demi keamanan, kegiatan penyimpanan meliputi:

a.) Menerima barang

b.) Penyimpanan barang

c.) Pengeluaran barang

5.)  inventarisasi

     Inventarisasi dilakukan untuk menyempurnakan pengurusan dan pengawasan yang efektif pelaksanaan inventarisasi adalah

a.) Pencataatan di dalam buku induk inventaris di buku golongan inventarus

b.) Memberikan koding

c.) Membuat laporan triwulan tentang mutasi barang

d.) Membuat daftar isiaan inventaris

e.) Membuat daftar rekapitulasi tahunan

6.)  penyaluran

Penyaluran merupakan kegiatan pemindahan barang dan tanggung jawab dari instasi lain. Dalam penyerahan barang jangan sampai lupa mengisi surat pengantar,faktur,tanda terima penyerahan barang.

Conroh daftar penyaluran barang / alat – aalat pakai

No.	Tanggal	Nama barang	Banyaknya	Dipergunakan untuk	pemberi	penerima

 

7.) Pemeliharaan

Pemeliharaan merupakan kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang tetap dalam keadaan baik dan siap untuk di pakai. Maka barang – barang tersebut perlu dirawat secara baik dan terus – menerus untuk menghindarkan adanya unsur – unsur pengganggu / perusaknya.

8.) Rehabilitas

Rehabilitas merupakan kegiatan untuk memperbaiki barang dari kerusakan dengan tambal sulam atau penggantian suku  cadangnya agar barang – barang tersebut dapat digunakan lagi sehingga mempunyai daya pakai yang lebih lama .

Contoh: jika terjadi kerusakan tanah dimana bengunan – bangunan pendidikan didirikan, seperti terjadinya tanah longsor,tanah pecah,tanah turun/ anjlok,terjadi genangan air, kerusakan pagar dan sebagainya maka kerusakan – kerusakan tersebut harus direhabilitasi sesuai kerusakannya.

9.)    Penghapusan

Bila biaya rehabilitas lebih besar dan daya pakai terlalu singkat maka barang tersebut lebih baik dikeluasrkan dari buku/ daftar inventaris dan harus berdasarkan UU yang berlaku.

Dalam kegiatannya tidak lepas dari monitoring pimpinan organisasi  dan kemacetan dari seluruh kegiiatan pengelolaan, maka penjagaan dan pengecekan  terhadap sarana dan prasarana harus dsenantiasa dilakukan agar tetap terawat.

Untuk keperluan pengawasan maka setiap lembaga melalui pejabat yang diperiksa wajib memberikan keterangan dan bukti yang diminta oleh pemeriksa.

 

M.   TanggungJawab Kepala Sekolah Dan Guru Dalaam Pengawasan

        kepala sekolah bertanggung jawab terhadap pengawasan dan pengendalian sarana dan prasarana pendidikan, adapus salah satu tujuannya adalah untuk menghindari adanya penyelewengan . tanggung jawab kepala sekolah untuk melakukan pengawasan dan koreksi terhadap kondisi sarana dan prasaran termasuk ruangan sekolah dan ruang lainnya dan halaman serta perlengkapannya harus dilaksanakan terus menerus dan teratur. Dalam melaksanakan tugas tersebut perlu diadakan pertemuan dengan penjaga kebersihan sekolah mengenai masalah – masalah dan kekurangan – kekurangan yang harus diatasi. Pengawasan harus dilaksanakan sedemikian rupa sehingga hal – hal yang sekecil – kecilnya pun tidak lepas dari tanggung jawabnya. Salah satu tujuan yang akan diapai dalam pengawasan adalah meniptakan kondisi lingkungan yang sehat dan membudayakan bersih kepada murid – murid.

BAB III

PENUTUP

A.      KESIMPULAN

Pengawasan harus dilakukan dengan objektif, artinya pengawasan itu harus didasarkan atas bukti – bukti yang ada . apabila dari hasil pengawasan ternyata terdapat kekurangan – kekurangan, maka kepala sekolah wajib melakukan tindakan – tindakan perbaikan dan penyelenggaraannya. Untuk mendokumentasi hasil pengawasan, perlu adanya buku pengawasan untu diisi oleh pemeriksa. Pengawasan umun terhadap ketertiban penyelenggaraan pengelolaan barang yang dikuassai sekolah dilaksanakan oleh aparat lainnya yang dilakukan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Pelaksanaan pengawasan umum yang mencakup segi administraqsi dan teknis pelaksanaan meliputi seluruh kegiatan pengurusan barang mulai perencanaan, pengadaan, penyimpanan / pengamanan, pemeliharaan inventarisasi, perubahan status barang, tuntutan perbendaharaan dan tuntuutan ganti rugi. Untuuk keperluan pengawasan, maka setiap sekolah atau jabatan yang diperiksa wajib memberikan keterangan dan bukti yang diminta oleh pemeriksaserta menyediakan buku pengawasan untuk diisi oleh pemeriksa. Pengendalian adalah mengatur, melksanakan, mengembangkan, membimbing, untuk mencapai tujuan. Pengendalian sarana dan prasarana adalah proses mengatur, melaksanakan, mengembangkan sarana dan prasarana penidikan sehingga tercapai tujuan pendidikan

 

B.     SARAN

Isi dalam makalah ini tidak jauh dari ketidak sempurnaan, maka dari itu kami tim penulis memohon bantuannya kepada para pembacauntuk memberikan saran yang dapat memperbaiki makalah ini.

DAFTAR PUSTAKA

Arum, Wahyu Sri Ambar.Manajemen Sarana dan Prasarana,CV.Multikarya Mulia Jakarta:2007

---

[1] Wahyu Sri Ambar Arum, Manajemen Sarana dan Prasarana Pendidikan, (CV . Multi Karya Mulia:Jakarta)2007,Hlm:170

[2] Ibid,Hlm:171

[3] Ibid,Hlm:173

[4] Ibid,Hlm:176

[5] Ibid,Hlm:177