STUKTUR, PERAN, KEDUDUKAN MANAJEMAN HUMAS

STUKTUR, PERAN, KEDUDUKAN MANAJEMAN HUMAS

BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

       Organisasi merupakan sebuah kesatuan yang utuh dan kompleks. Didalamnya terdapat berbagai elemen yang saling berkaitan. Antara elemen memerlukan interaksi agar organisasi sebagai sistem dapat mencapai tujuannya. Humas adalah salah satu aspek dari elemen organisasi untuk ikut serta membantu mengelola interaksi organisasi dengan komponen-komponennya

       Public Relations timbul karena adanya ketergantungan antar individu, individu dan kelompok, maupun antar kelompok dengan masyarakat. Kualitas informasi dan keintensifan komunikasi yang terjadi membuat hubungan dalam sebuah Publik menjadi sesuatu yang sangat penting demi kelangsungan individu, kelompok maupun masyarakat.  Hubungan yang sehat terjadi bilamana terdapat kepercayaan dari publik-publik atas keterbukaan dan kejujuran sebuah kelompok, organisasi maupun masyarakat. Peran dan kedudukan public relations dalam organisasi sangatlah penting, oleh karena itu di dalam makalah ini akan dibahas bagaimana public relations dalam organisasi secara rinci.

2. Rumusan Masalah

       Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan di atas, penyusun dapat merumuskan permasalahan sebagai berikut:

1.            Bagaimana konsep struktur organisasi Humas/Public Relations?

2.            Apa saja Peran Public Relations dalam organisasi?

3.            Bagaimana kedudukan Public Relation dalam organisasi?

4.            Apa saja bentuk struktur Public Relation dalam orgnisasi?

 

3. Tujuan Penulisan

       Ada beberapa tujuan yang ingin dicapai oleh penyusun dari beberapa masalah yang telah dirumuskan:

1.            Untuk mengetahui bagaimana konsep struktur organisasi Humas/Public Relations

2.            Untuk mengetahui apa saja Peran Public Relations dalam organisasi

3.            Untuk mengetahui bagaimana kedudukan Public Relation dalam organisasi

4.            Untuk mengetahui  apa saja bentuk struktur Public Relation dalam orgnisasi

A.    Metode Penulisan

       Dalam penyusunan makalah ini pemakalah menggunakan metode studi pustaka, yaitu dengan  membaca beberapa sumber buku yang berhubungan dengan pokok bahasan.

 

B.     Sistematika Penulisan

       Dalam menyusunan makalah ini, penulis menyusun secara sistematis supaya isi makalah dapat dipahami. Makalah ini terdiri dari III BAB, yaitu :

I.          Pendahuluan, yaitu latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan penulisan,  metode penulisan, dan sistematika penulisan.

II.       Pembahasan, yaitu Bagaimana konsep struktur organisasi Humas/Public Relation,  Peran Public Relations dalam organisasi, kedudukan Public Relation dalam organisasi, dan bentuk struktur Public Relation dalam orgnisasi.

III.    Penutup, yaitu kesimpulan  dan saran.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Konsep Dasar Struktur Organisasi Humas

 

                       1.         Definisi Public Relation

       Berikut ini beberapa pendapat dari para ahli tentang public relation: [1]

a.       John E. Marston

Public Relation adalah suatu perencanaan dengan menggunakan komunikasi persuasive untuk mempengaruhi public.

b.      Institute Public Relation

Institute Public Relation menyatakan bahwa Public Relation sebagai keseluruhan upaya yang dilakukan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap khalayaknya (Frank Jefknis, 2009).

c.       The Mexican Statement

The Mexican Statement menyatakan bahwa praktik Public Relation sebagai sebuah seni, sekaligus ilmu social yang menganalisis berbagai tren (kecendrungan), memperkirakan setiap kemungkinan dari konsekuensi, memberikan masukan dan saran-saran kepada pemimpin organisasi dan mengimplementasikan tindakan dari program-program yang direncanakan, melayani kebutuhan organisasi dan kepentingan public (jeflekins, 2002: 10, Butteric, 2012).

d.      Cutlip, Center dan Broom

Cutlip, Center dan Broom menyatakan bahwa Public Relation adalah fungsi manajemen yang mengevaluasi sikap public, mengidentifikasi kebijakan dan procedural individu dan organisasi yang punya kepentingan public serta merencanakan dan melaksanakan program aksi dalam rangka mendapatkan pemahaman dan penerimaan public. (Keith Butterick, 2012;8).

 

                       2.         DefinisiStruktur Organisasi

       Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan nama organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan , hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi maupun orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Struktur organisasi menurut Robbins dan Timothy A (2008) adalah bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompokan, dikoordinasikan secara formal. [2]

 

Menurut Stephen P. Robbins ada 6 elemen kunci yang perlu diperhatikan oleh para manajer ketika hendak mendesain struktur, antara lain: [3]

a.       Spesialisasi pekerjaan. Sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi kedalam beberapa pekerjaan tersendiri.

b.      Departementalisasi. Dasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama.

c.       Rantai Komando. Garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari pucuk organisasi ke eselon paling bawah dan menjelaskan siap bertanggungjawab kepada siapa.

d.      Rentang kendali. Jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer seacara efektif dan efisien.

e.       Sentralisasidan desentralisasi. Sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik didalam organisasi. Sedangkan Desentralisai begitupun sebaliknya.

f.       Formalisasi. Sejauhmana pekerjaan-pekerjaan didalam organisasi dilakukan.

 

 

Setiap organisasi memiliki struktur yang berbeda-beda. Perbedaan tersebut dapat disebabkan oleh adanya perbedaan wewenang, tanggung jawab, hubungan interaksi, dan besar kecilnya suatu organisasi. Dengan kata lain, dalam suatu organisasi tentu harus ada sebuah bagan struktur yang berfungsi menjelaskan penyusutan posisi atau sesorang dalam suatu organisasi. Selain itu, struktur organisasi menunjukan hubungan pelaporan tentang manajemen dan fungsi staf.

 

                       3.         Humasdalam Struktur Organisasi

       Dalam sebuah struktur organisasi kurang lengkap tanpa kehadiran bagian Hubungan Masyarakat atau humas. Humas adalah bagian yang sangat menentukan dalam membentuk citra sebuah organisasi. Apakah aktifitas organisasi ini cukup efektif atau menyentuh kebutuhan khalayak sebagai bagian yang menjadi sasaran organisasi. Aktivitas Public Relation (PR) selalu dihubungkan dengan aktivitas komunikasi dalam organisasi Public Relation (PR) sesuai peran dan fungsinya , bertindak sebagai komunikator yang mewakili organisasi untuk menyampaikan atau menyebarluaskan berbagai informasi kepada public yang dijadikan sasaran. Posisi humas dalam sebuah organisasi merupakan penunjang tercapainya tujuan yang ditetapkan oleh suatu manajemen organisasi. Sasaran humas adalah publik internal dan eksternal, dimana secara operasional humas bertugas membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publiknya dan mencegah timbulnya rintangan psikologis yang mungkin terjadi di antara keduanya.

 

B.     Peran Public Relations/Humas dalam Organisasi

       Profesionalisme perkembangan peranan public relations dalam suatu organisasi  atau perusahaan menurut Dozier D.M merupakan salah satu kunci untuk memahami peran Public Relations dalam komunikasi organisasi yang terdiri dari :

                                 1.         Penasihat Ahli (Expert Prescriber)

Tugasnya adalah membantu manajemen dengan pengalaman dan keterampilan mereka untuk mencari solusi bagi penyelesaian masalah public relations yang dihadapi organisasi.

 

                                 2.         FasilitatorKomunikasi

Tugasnya adalah membantu manajemen organisasi dapat bertindak sebagai komunikator atau mediator dengan menciptakan kesempatan-kesempatan ke semuanya diapus untuk "mendengar" apa kata publik dan menciptakan peluang agar publik mendengar apa yang diharapkan manajemen.

 

                                 3.         Fasilitator proses pemecahan masalah (Problem Solving Proces Fasilitator)

Tugasnya adalah membantu kerja manajemen organisasi untuk memberikan nasihat (adviser) hingga mengambil tindakan atau keputusan yang dihadapi organisasi sehingga menemukan solusi bagaimana mengatasi permasalahan tersebut secara rasional dan profesional.

 

                                 4.         CommunicationsTechnician

Tugasnya adalah menyediakan layanan teknis komunikasi komunikasi untuk organisasi sedangkan keputusan untuk teknis komunikasi yang baru dijalankan oleh orang atau bagian lain dalam organisasi. Dalam peranan ini praktisi PR sering juga disebut sebagai "journalist in residence".

 

       Berbagai hasil penelitian di Amerika mengidentifikasikan dua peran yang menonjol yang dilakunkan oleh seorang praktisi public relations dalam suatu organisasi perusahaan. Kedua peran tersebut adalah peran manajer dan peran teknisi karena pada dasarnya kedua peran ini harus saling melengkapi sehingga program kehumasan sebuah perusahaan dapat berjalan dengan baik, terarah dan tepat sasaran. Ini sesuai dengan pandangan Dozier (1992) yang berpendapat bahwa hanya ada dua peranan praktisi PR dalam sebuah organisasi yakni PR manager (communications manager role)  dan PR Technician (organizationtechnician role). Manajer melakukan perencanaan, memimpin, memilih dan mengatur jadwal, menyusun anggaran kegiatan kehumasan. Sedangkan para teknisi melaksanakan seluruh kegiatan kehumasan. Tiga peranan yang pertama dipertimbangkan sebagai manajerial, sedangkan yang terakhir dikategorikan sebagai " peranan teknisi" secara ideal kedua peran tersebut ada dalam praktik PR dalam sebuah organisasi. 

 

       Bagan berikut menggambarkan bagaimana ruang lingkup tugas PR dalam suatu organisasi perusahaan yang menggambarkan konsep dan teknis kemampuan seorang PR.

 

Managerial Skill	Conseptual	Expert Prescriber
Human relation skill (interpersonal communication skill)	Conseptual                                                Technician	·         Problem Solver process facilitator ·         Communication facilitator
Technician skill	Technician	Communication Technician

 

                                 1.         Keahlian PR

       Disamping itu, untuk melaksanakan perannya dalam suatu organisasi, seorang PR harus memiliki keahlian sebagai berikut :

a.       Sebagai Creator

Yaitu, memiliki kreativitas dalam penciptaan suatu gagasan, ide-ide, atau buah pemikiran yang cemerlang.

b.      Sebagai Conseptor

Yaitu, mempunyai keahlian (skill) sebagai konseptor dalam penyusunan program PR dan rencana lainnya.

 

c.       Sebagai Mediator

Yaitu, kemampuan menguasai teknik komunikasi bauk melalui media secara lisan maupun tertulis dalam penyampaian pesan atau menyalurkan informasi dari lembaga atau perusahaan yang diwakilinya kepada publik yang dijadikan sasaran.

d.      Sebagai Problem Solver

Yaitu, memiliki kemampuan mengatasi setiap permasalahan yang dihadapinya baik secara proaktif, antisipatif, inovatif, dinamis dan solutif.

2.      Unsur Perumusan komunikasi Organisasidan PR sebagai komunikator Organisasi

       PR harus bertindak sebagai komunikator organisasi yang akan menyampaikan pesan atau informasi yang berkaitan dengan kebijakan-kebijakan organisasi kepada khalayak. Oleh karena itu, dalam komunikasi organisasi, peran PR sebagai komunikator organisasi dikenal dengan unsur 7-P, yaitu :

a.       People - untuk mengetahui dan menciptakan hubungan melalui komunikasi  organisasi dengan siapa khalayak yang dijadikan sasarannya, dan untuk mengukur keberhasilan dalam melaksanakan program komunikasi yang telah dilakukan dengan memerhatikan perbedaan budaya, lingkungan, pemahaman dan keinginan dari berbagai publik yang dihadapi organisasi.

b.      Process - langkah -langkah yang dilakukan melalui perencanaan, program komunikasi organisasi untuk menyebarluaskan informasi atau pesan-pesan kepada publik.

c.       Plans -  perencanaan komunikasi organisasi dalam saya penjelasan kepada publik, baik untuk suatu program PR yang bertujuan jangka pendek atau jangka panjang.

d.      Practices - berkaitan dengan praktik pelaksanaan dan rencana tahapan-tahapan suatu komunikasi organisasi yang meliputi metode dan teknik-teknik komunikasi yang akan ditentukan oleh kemampuan komunikator, situasi dan kondisi publik serta dukungan media komunikasi yang digunakan.

e.       Product - bentuk keberhasilan komunikasi yang telah atau sebelum disampaikan oleh komunikator, apakah akan diterima dengan baik ataukah sebaliknya.

f.       Plant - berkaitan dengan sarana dan kemampuan komunikasi yang ada dari pihak organisasi untuk menyampaikan dan menerima informasi atau pesan-pesan terhadap publiknya.

g.      Publications - teknik pelaksanaan publikasi dalam komunikasi organisasi untuk menyampaikan informasi, pesan-pesan hingga pemberitaan di media komunikasi yang dipergunakan oleh komunikator. (Ruslan, 2006 : 124).[4]

 

C.    Kedudukan Public Relation/Humas Pada Struktur Organisasi

       Dalam beberapa kasus kita melihat PR pada posisi organisasi yang sangat strategis. Kalau kita kembali melihat Astra International maka posisi PR bertengger tepat di bawah Chief Executive Officer dengan kewenangan penuh untuk mengendalikan informasi dalam rangka membentuk citra Astra International sebagai perusahaan pubik yang memiliki komitmen tinggi dalam memenuhi visi dan misinya. Sedangkan, Citibank juga memberikan kewenangan yang sama penuhnya kepada PR Corporate untuk melakukan koordinasi penuh dalam rangka menciptakan citra Citibank sebagai bank yang memiliki kapabilitas international dengan sumber daya manusia yang memiliki kapabilitas tinggi.[5]

 

       Dalam kaitan kedudukan di dalam organisasi, pakar organisasi Public Relation Bertrand R. Canfield menegaskan : “oleh karena setiap tindakan dan kebijakan manajemen suatu perusahaan melibatkan Public Relation maka adalah wajar apabila lembaga ini berfungsi sebagai “top manajement” , dan ­­­eksekutifnya seorang tenaga pemimpinan (major afficer)” (e-ikom.blogspot.com/.../kedudukan-humas-dalam-organisasi).

       Definisi Canfield di atas memberikan suatu makna, bahwa idealnya posisi strategi Public Relation ada di dalam tataran hierarki top management. Namun, pada kenyataan, masalah kedudukan lembaga Public Relation di dalam organisasi bagi banyak organisasi terbentuk pada struktur organisasi yang berlaku, sehingga sulit untuk memecahkan posisi Public Relation. Namun, ada “jalan keluar” yang mungkin dapat dipikirkan dan dijadikan bahan pertimbangan, yaitu pimpinan dalam hal ini berbentuk “kelompok staff direktur utama “ atau kelompok “ tenaga ahli”.

Di bawah ini contoh  kedudukan PR dalam organisasi usaha hotel berbintang yang memposisikan PR secara strategis ada dalam tataran top management.

       Dalam struktur organisasi hotel di atas tampak jelas bahwa kedudukan PR secara struktural di bawah top manajemen (board of director and ganeral manager) sehingga pelaksaan program kegiatan PR mendapat dukungan manajemen dan memiliki ruang komunikasi yang dapat menjembatani kepentingan top management dan karyawan untuk semua level. Keuntungan posisi PR secara strategis adalah sebagai berikut :[6]

1.      Memberikan delegasi wewenang maka pihak manajemen dapat menjadikan bagian PR sebagai tameng.

2.      Dengan cara ini manajemen dapat memanfaatkan kemampuan komunikasi yang dimiliki oleh PR

3.      Dengan kata lain dapat memperkokoh dan memantapkan kedudukan bagian PR dalam organisasi suatu hotel, maka suatu kegiatan yang menyangkut kehumasan secara operasional hendaknya berada sedekat mungkin dengan top management.

 

Hal tersebut dianggap perlu, antara lain untuk memungkinkan :

1.      Bagian PR dapat berhubungan secara langsung dan cepat dengan top management tanpa melalui perantara pihak kedua.

2.      Sumber berita dapat diperoleh dari tangan pertama, yaitu direksi tangan sendiri.

3.      Dengan demikian memungkinkan bagian PR dapat mengikuti rapat-rapat penting yang dianggap perluh diketahui oleh bagian PR .

4.      Bagian PR dapat mengetahui latar belakang suatu keputusan atau kebijakan top management.

 

D.    Bagan Public Relation/Humas dalam Struktur Organisasi

 

       Komposisi PR dari masing-masing organisasi tentu saja berbeda, tergantung pada kebutuhannya. Di suatu organisasi, mungkin saja struktur organisasi PRnya hanya terdiri dari seorang manajer dan seorang sekertaris. Namun banyak pula organisasi atau perusahaan yang juga mempekerjakan para asisten ahli seperti pejabat pers, editor jurnal internal, perancang media cetak, fotografer dan sebagainya, untuk menunjang pelaksanaan departemen PRnya. Ada pula organisasi yang tidak memiliki atau mempekerjakan spesialis PR secara permanent, dan menyerahkan fungsi-fungsi PRnya (terutama yang berhubungan dengan konsultan) kepada divisi pemasaran atau penjualan dengan dibantu dengan jasa konsultasi dari biro eksternal. Pada beberapa organisasi tertentu, misalnya pada yayasan atau lembaga-lembaga nirlaba, fungsi PR langsung dirangkap oleh sang direktur atau sekertaris dewan pimpinan. Pada beberapa pemerintah daerah, fungsi-fungsi PR dijalankan langsung oleh sekertaris sang walikota. Walau demikian, sebagian besar pemerintah daerah (kota-kota) di Inggris sudah memiliki staf PR khusus yang bekerja secara permanen.[7]

BAB III

PENUTUP 

A. Simpulan

       struktur organisasi kurang lengkap tanpa kehadiran bagian Hubungan Masyarakat atau humas. Humas adalah bagian yang sangat menentukan dalam membentuk citra sebuah organisasi.

       menurut Dozier D.M merupakan salah satu kunci untuk memahami peran Public Relations dalam komunikasi organisasi yang terdiri dari :

                                                   1.         Penasihat Ahli (Expert Prescriber) Fasilitator Komunikasi

                                                   2.         Fasilitator proses pemecahan masalah (Problem Solving Proces Fasilitator)

                                                   3.         Communications Technician

       Kedudukan PR Dalam struktur organisasi idealnya secara struktural di bawah top manajemen (board of director and ganeral manager) sehingga pelaksaan program kegiatan PR mendapat dukungan manajemen dan memiliki ruang komunikasi yang dapat menjembatani kepentingan top management dan karyawan untuk semua level.

       Public Relation/Humas dalam struktur organisasi memiliki kududukan/posisi jabatan yang berbeda-beda antar satu organisasi dengan organisasi lainnya, tergantung kebutuhan organisasi tersebut apakah memosisikan PR/Humas dalam kedudukan/posisi jabatan yang tinggi atau rendah dan atau dirangkap oleh sang direktur atau sekertaris dewan pimpinanan..

 

B.     Saran

 

       Menyadari bahwa penulis masih jauh dari kata sempurna, kedepannya penulis akan lebih fokus dan details dalam menjelaskan tentang makalah di atas dengan sumber - sumber yang lebih banyak yang tentunya dapat di pertanggung jawabkan.     

 

DAFTAR PUSTAKA

 

       Ruliana, Poppy. 2014, Komunikasi Organisasi: Teori dan Studi Kasus,  (Jakarta : Rajawali Pers)

       Wanesa, Silih Agung, Jim Macnamara. 2015, Strategi Public Relations, (Jakarta:PT Gramedia Pustaka Utama)

Jefkins, Frank. 2003. Public Relations, (Jakarta: Erlangga,)

www.mercubuana.ac.id/images/slideshow/2016/september. Diakses pada tanggal 6 maret 2017, jam 19:00

---

[1] Poppy Ruliana, Komunikasi Organisasi: Teori dan Studi Kasus,  (Jakarta : Rajawali Pers, 2014), hlm  : 177-179

[2] Ibid, hlm.70

[3] Ibid, hlm.70

[4] Poppy Ruliana, Komunikasi Organisasi: Teori dan Studi Kasus,  (Jakarta : Rajawali Pers, 2014)  hlm : 194-198.

[5] Silih Agung Wanesa, Jim Macnamara, Strategi Public Relations, (Jakarta:PT Gramedia Pustaka Utama, 2015) hlm 131

[6] Poppy Ruliana, Komunikasi Organisasi: Teori dan Studi Kasus,  (Jakarta : Rajawali Pers, 2014), hlm : 298-200

[7] Frank Jefkins, Public Relations,(Jakarta: Erlangga,2003), hlm : 28-29

[8] www.mercubuana.ac.id/images/slideshow/2016/september. Diakses pada tanggal 6 maret 2017, jam 19:00