BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Manajemen
perkantoran adalah suatu fungsi tertentu. Sedangkan fungsi ialah sekelompok
tugas pekerjaan meliputi sejumlah kegiatan yang tergolong pada jenis yang sama
berdasarkan sifat, pelaksanaan, atau karena merupakan suatu urutan, sehingga
saling berkaitan atau saling bergantung satu sama lain. Dalam manajemen
perkantoran sudah pasti terdapat ruang lingkup pekerjaan kantor. Didalam ruang
lingkup pekerjaan kantor terdapat formulir yang memiliki peranan penting karena
mampu memabantu mempermudah pekerjaan kantor seperti mempermudah pencatatan
data serta klasifikasinya dll. Maka dari itu penulis atau pemakalah akan
membahas pembuatan dan pengendalian formulir karena dianggap tidak kalah
penting dengan pekerjaan kantor lainnya dalam manajamen kantor.
B.
Rumusan Masalah
1.
Apa
yang dimaksud dengan Pengertian Formulir?
2.
Sebutkan
dan Jelaskan mengenai Tujuan dan Manfaat Formulir?
3.
Sebutkan
dan jelaskan mengenai Pedoman Formulir?
4.
Sebutkan
dan jelaskan mengenai Pembuatan Formulir?
5.
Sebutkan
dan jelaskan mengenai Pengendalian Formulir?
6.
Berikan
contoh formulir?
C.
Tujuan Penulisan
1.
Untuk
mengetahui apa yang dimaksud dengan Pengertian Formulir
2.
Untuk
mengetahui tentang Tujuan dan Manfaat Formulir
3.
Untuk
menegetahui tentang Pedoman Formulir
4.
Untuk
mengetahui tentang Pembuatan Formulir
5.
Untuk
mengetahui tentang Pengendalian Formulir
6.
Untuk
mengetauhi contoh contoh formulir
D.
Metode Penulisan
Metode
penulisan ini menggunakan metode qualitative research. Dalam pengumpulan
data-data dalam penelitian ini penulis menggunakan studi kepustakaan (library
research) dalam merujuk kepada buku-buku.
E.
Sistematika Penulisan
1.
Pendahuluan,
yaitu terdiri dari latar belakang, rumusan masalah, tujuan penulisan, metode
penulisan, dan sistematika penulisan
2.
Pembahasan,
yaitu isi dari makalah ini yang menjelaskan tentang materi yang dibahas.
3.
Penutup,
yaitu terdiri simpulan dan saran
4.
Daftar
pustaka, yaitu berisi semua rujukan, referensi atau sumber-sumber materi ini disusun
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Pengertian
Formulir
Dalam zaman modern
seperti sekarang ini, hampir tidak ada instansi/kantor yang didalamnya
melaksanakan kegiatan-kegiatannya tampa mempergunakan formulir (form). Misalnya
saja dalam rangka melakukan pemesanan barang, pemberian instruksi, melakukan distribusi,
menyampaikan laporan, melakukan penjumlahan, mengadakan penggolongan, dan
lain-lain. Pada masa sekarang, orang sudah lazim mempergunakan formulir yang
beraneka ragam.[1]
Pada prinsipnya, formulir
dapat diartikan: sebagai sesuatu bentuk lembaran cetakan dengan kolom-kolom di
dalamnya yang harus diisi dengan angka, jawaban ataupun keterangan yang sesuai
dengan pertanyaan ataupun instruksi yang ada.
Suatu formulir adalah
model isian yang dibuat dalam jumlah banyak, digunakan untuk pelaksanaan suatu
prosedur tertentu yang diarahkan agar dapat mencatat, membaca, memroses, dan
mentransfer informasi secara sistematis, efektif, efisien, dan lengkap.
Antara formulir
dan organisasi ada semacam timbal-balik.
Dengan bantuan formulir dapat dikatakan diperoleh suatu pengertian mengenai
jalannya organisasi yang sebenernya, dan dengan bantuan pengetahuan organisasi.[2]
Agar pengunaan formulir dikantor mengenai sasarannya, (dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya)
maka:
1.
Formulir harus
dirancang (dibuat) dengan sebaik-baiknya, sehingga berguna bagi calon pengguna
2.
Formulir harus
dapat dimanfaatkan secara cepat
3.
Penggunaan
formulir harus melalui proses pengawasan/pengendalian
Pembuatan dan penggunaan formulir
yang sedikimian banyaknya, antara lain disebabkan oleh karena formulir sangat
bermanfaat bagi pelaksana operasi kegiatan kantor.
Adapun tujuan dan manfaat dipergunakannya formulir oleh setiap
kantor adalah:
1.
Untuk
mengurangi kesibukan mengutip atau menyalin kembali keterangan yang sama dan
berulang-ulang. Hal ini penting kecuali untuk menghemat waktu kerja, juga untuk
menghindarkan kelelahan dan kebosanan kerja
2.
Untuk
mengadakan keseragaman atau pembakuan kerja
3.
Untuk
mempermudah dalam mengklarifikasikan data
4.
Untuk
mempermudah tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja
5.
Sebagai alat
pemberian intruksi kerja
6.
Sebagai alat
perencanaan, karena di dalamnya terdapat data kuantitatif dan kualitatif
7.
Sebagai alat
pengawasan dan evaluasi
Penggunaan formulir dimaksudkan
untuk peningkatan efisiensi kerja dari kantor yang bersangkutan. Oleh karena
itu tepatlah apabila dalam setiap kantor, diusahakan adanya keseragaman dalam
pembuatan, penggunaan, penyimpanan, dan pemeliharaan formulir, jadi untuk
formulir yang dipergunakan guna maksud yang sama, hendaklah dibuat seragam,
baik ukuran, warna, tebal-tipisnya kertas, kolomnya, dan lain-lain.[3]
Semakin modern suatu kantor, maka
semakin banyak diperlukan penggunaan formulir dalam rangka pengoperasian
operasi kegiatannya. Tetapi perlu diperhatikan adanya keseragaman dalam bidang
formulir ini. perlu diperhatikan, bahwa efisiensi ketepatan tata kerja
penggunaan formulir tergantung pula pada ketepatan cara pembuatan formulir
termaksud.
Dalam rangka merancang (membuat formulir), maka pedoman yang perlu
diperhatikan antara lain adalah sebagai berikut:
1.
Tugas pokok
organisasi
2.
Pekerjaan dan
keterangan yang dibutuhkan untuk melakukan tugas termaksud
3.
Pelaksanaan
proses kerja secara menyeluruh sehingga dapat dibuat pengklasifikasian
pekerjaan
4.
Mengetahui oleh
siapa, atau oleh unit mana dan kapan pekerjaan termaksud masing-masing harus
dilakukan
5.
Frekuensi
pekerjaan termaksud dilakukan, dan bagaimana hubungan kerja antar unit dalam
rangka pelaksanaan tugas. Hal tersebut penting untuk mengetahui:
a.
Jam kerja
rata-rata untuk tiap jenis pekerjaan
b.
Nilai
produktivitas pegawai
c.
Arah dan urus
formulir yang akan dicapai
d.
Jumlah kolom
dan pertanyaan serta instruksi yang harus dicantumkan dalam formulir
e.
Banyaknya
tembusan yang harus dibuat
6.
Dalam cara atau
teknik pembuatannya harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a.
Gunakan kertas
yang cukup kuat, tetapi tidak terlalu tebal.
b.
Sebaiknya
menggunakan huruf cetak, dengan mempergunakan kertas yang berwarna putih, dan
apabila menggunakan kertas berwarna, hendaklah dipilih warna yang muda sehingga
tulisan atau huruf terbaca
c.
Gunakan
lembaran yang cukup luasnya sehingga masih dapat memungkinkan dipakai untuk
disposisi, intruksi, ataupun catatan lainnya.
d.
Pembuatan
hendaknya menunjukkan suatu gambar yang sistematis tentang keterangan yang
ingin diperoleh
e.
Ukuran harus
disesuaiakan dengan kebutuhan pengisian dan penyimpanan
f.
Apabila
formulir nantinya akan dimasukkan ke dalam komputer atau mesin data processing,
maka harus diperhatikan ukuran dan tebal tipisnya kertas serta hendaknya
diusahakan pula bahwa antara kolom yang satu dengan kolom yang lain harus ada
jarak yang cukup sehingga memudahkan proses berikutnya
g.
Hendaknya
dibuat nomer seri dan kode tertentu yang sekaligus menunjukkan tentang jumlah
berapa lembar dan oleh siapakah formulir itu dibuat
Formulir yang benar-benar sesuai
akan menunjang efisiensi kerja. Untuk membuat formulir yang sesuai (dapat
memenuhi kehendak) calon pengguna, maka pada prinsipnya proses pembuatan
formulir dapat melakukan dengan cara berikut:[4]
1.
Pembuatan
formulir mengadakan diskusi (Tanya jawab) dengan pejabat yang meminta formulir
bersangkutan
2.
Pembuatan
formulir mencari/menggali informasi dari pihak terkait sehubungan dengan
formulir yang akan dirancang
Misal
:
a.
Memperhatikan
pengalaman dan cara kerja mereka
b.
Keterangan/data
yang ingin diperoleh atau akan dimasukkan pada formulir
c.
Cara pemakaian
dan penyimpanan formulir, dan sebagaimananya
3.
Pembuat
formulir membuat konsep rancangan formulir beberapa macam untuk diuji coba dan
didiskusikan kembali dengan pihak terkait/calon pelanggan, agar jelas
kekurangannya
4.
Pembuat
formulir mengadakan penyempurnaan seperlunya, dan meminta izin memberlakukannya
kepada yang berwenang
Pengendalian formulir adalah kegiatan secara teratur dan
terus-menerus untuk:
1.
Mencegah jangan
sampai ada formulir yang digunakan tidak sebagaimana mestinya
2.
Mencegah jangan
sampai ada formulir yang dirubah tampa persetujuan sebelumnya
3.
Mencegah jangan
sampai ada formulir yang beredar tampa sepengetahuan/persetujuan yang berwenang
4.
Agar pekerjaan
rutin tidak dirubah tampa rencana, sehingga formulir tidak dirubah secara
mendadak[5]
F.
Contoh Formulir
a.
Contoh formulir
di sekolah
Contoh
formulir di sekolah ada banyak, salah satunya formulir pendaftaran siswa baru.
Berikut ini contohnya :
b.
Contoh formulir
di perusahaan
Ada
begitu banyak contoh formulir di perusahaan, seperti: contoh formulir pembukaan
rekening, contoh formulir bank, contoh formulir Pendaftaran NPWP badan usaha
dll, berikut ini contoh formulir pendaftaran NPWP badan usaha:
BAB
III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Formulir dapat diartikan: sebagai sesuatu bentuk lembaran cetakan
dengan kolom-kolom di dalamnya yang harus diisi dengan angka, jawaban ataupun
keterangan yang sesuai dengan pertanyaan ataupun instruksi yang ada.
Penggunaan formulir dimaksudkan untuk peningkatan efisiensi kerja
dari kantor yang bersangkutan. Oleh karena itu tepatlah apabila dalam setiap
kantor, diusahakan adanya keseragaman dalam pembuatan, penggunaan, penyimpanan,
dan pemeliharaan formulir, jadi untuk formulir yang dipergunakan guna maksud
yang sama, hendaklah dibuat seragam, baik ukuran, warna, tebal-tipisnya kertas,
kolomnya, dan lain-lain.
Dalam rangka merancang (membuat formulir), maka pedoman yang perlu
diperhatikan antara lain adalah sebagai berikut: Tugas pokok organisasi, Pekerjaan
dan keterangan yang dibutuhkan untuk melakukan tugas termaksud, Pelaksanaan
proses kerja secara menyeluruh sehingga dapat dibuat pengklasifikasian
pekerjaan, Mengetahui oleh siapa, atau oleh unit mana dan kapan pekerjaan
termaksud masing-masing harus dilakukan, Frekuensi pekerjaan termaksud
dilakukan, dan bagaimana hubungan kerja antar unit dalam rangka pelaksanaan
tugas. Hal tersebut penting untuk mengetahui:, Jam kerja rata-rata untuk tiap
jenis pekerjaan, Nilai produktivitas pegawai, Arah dan urus formulir yang akan
dicapai, Jumlah kolom dan pertanyaan serta instruksi yang harus dicantumkan
dalam formulir, Banyaknya tembusan yang harus dibuat.
Formulir yang benar-benar sesuai akan menunjang efisiensi kerja.
Untuk membuat formulir yang sesuai (dapat memenuhi kehendak) calon pengguna,
maka pada prinsipnya proses pembuatan formulir dapat melakukan dengan cara
berikut: Pembuatan formulir mengadakan diskusi (Tanya jawab) dengan pejabat
yang meminta formulir bersangkutan, Pembuatan formulir mencari/menggali
informasi dari pihak terkait sehubungan dengan formulir yang akan dirancang.
Pengendalian formulir adalah kegiatan secara teratur dan
terus-menerus untuk: Mencegah jangan sampai ada formulir yang digunakan tidak
sebagaimana mestinya, Mencegah jangan sampai ada formulir yang dirubah tampa
persetujuan sebelumnya, Mencegah jangan sampai ada formulir yang beredar tampa
sepengetahuan/persetujuan yang berwenang, Agar pekerjaan rutin tidak dirubah
tampa rencana, sehingga formulir tidak dirubah secara mendadak.
B.
Saran
Dari pembuatan
makalah ini banyak hal dan pihak-pihak yang membantu dalam pembuatan makalah
ini, untuk itu kami menyarankan :
1.
Kepada pihak
Ibu.Nurdelima Waruwu, M.Pd. terimakasih atas tugas yang telah diberikan kepada
kami mahasiswa dan mahasiswi, dan ditingkatkan semangat nya dalam mengajar dan
mendidik kami.
2.
Kepada Mahasiswa dan
Mahasiswi agar membaca makalah ini
sebagai referensi dan rujukan dalam menunjang pembelajaran.
DAFTAR PUSTAKA
Afiff Faisal. dkk. 1994. Seluk Beluk Organisasi Perusahaan
Modern. Bandung: PT.ERSCO Anggota IKAPI .
Sedarmayanti. 2009. Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen
Perkatoran. Bandung: CV. Mandar Maju.
[1]
Sedarmayanti. Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkatoran.(Bandung:
CV. Mandar Maju). 2009. Hlm. 223
[2]
Faisal Afiff, dkk. Seluk Beluk Organisasi Perusahaan Modern.( Bandung:
PT.ERSCO Anggota IKAPI). 1994. hlm. 130h
[3]
Sedarmayanti. Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkatoran.(Bandung:
CV. Mandar Maju). 2009. Hlm. 223-224
[4]
Sedarmayanti. Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkatoran.(Bandung:
CV. Mandar Maju). 2009. Hlm. 225-226
[5]
Sedarmayanti. Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkatoran.(Bandung:
CV. Mandar Maju). 2009. Hlm. 226-227
